Торговая компания с ежемесячной выручкой около 35 млн рублей использовала три расчетных счета и 12 отдельных Excel-таблиц. Финансовый менеджер вручную выгружал банковские операции, распределял доходы и расходы, сверял данные и собирал отчетность для собственника.
Проблема Подготовка отчетности занимала пять рабочих дней — около 40 часов ежемесячно. Итоговые показатели за прошлый месяц собственник получал только к 8–10 числу следующего месяца.
Из-за разрозненных данных компания не видела в моменте:
● актуальную прибыль;
● отклонения расходов от бюджета;
● просроченную дебиторскую задолженность;
● будущие обязательные платежи;
● прибыльность отдельных направлений. При первичной консолидации данных обнаружили 1,6 млн рублей просроченной дебиторской задолженности и превышение бюджета расходов на 480 000 рублей за месяц.
Что сделали: В дашборде объединили данные из банков и рабочих таблиц.
Настроили:
● автоматическую загрузку банковских операций;
● движение денежных средств;
● отчет о прибыли и убытках;
● план-факт доходов и расходов;
● платежный календарь;
● контроль дебиторской задолженности;
● аналитику по направлениям бизнеса.
Данные стали обновляться ежедневно. Собственник мог оперативно увидеть отклонение и перейти от общего показателя к конкретной статье расходов или контрагенту.
Решение Финансовому менеджеру больше не требовалось вручную собирать полный отчет. Его задачей остались проверка данных и контроль корректности распределения операций.
Работа над ежемесячной отчетностью сократилась с 40 часов до одного часа — на 97,5%.
Результат:
● Освободилось 39 часов работы финансового менеджера в месяц.
● За две недели компания вернула 1,1 млн из 1,6 млн рублей просроченной задолженности.
● Ежемесячные расходы сократили на 230 000 рублей.
● Собственник начал видеть финансовое состояние компании ежедневно, а не один раз в месяц с задержкой до 10 дней.
Главный результат: отчетность превратилась из отчета о прошлом в инструмент ежедневного управления деньгами.